ਮੇਲ ਮਰਜ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ ਸਰੋਤ : ਕੰਪਿਊਟਰ ਵਿਗਿਆਨ, ਪਬਲੀਕੇਸ਼ਨ ਬਿਊਰੋ, ਪੰਜਾਬੀ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ, ਪਟਿਆਲਾ।

Creating a Mail Merge Document

(i) ਮੁੱਖ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ

ਮੁੱਖ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੇ ਸਟੈੱਪ ਅੱਗੇ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ :

1. ਇਕ ਨਵਾਂ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਬਣਾਓ ਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਪੱਤਰ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ਜਾਂ ਫਿਰ ਐਮਐਸ ਵਰਡ ਦਾ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਬਣਿਆ ਹੋਇਆ ਪੱਤਰ ਖੋਲ੍ਹੋ। ਮੁੱਖ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਇਕ ਪੱਤਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਪਤਿਆਂ ਨਾਲ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

2. Tool Menu ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ, Letters and Mailings ਮੀਨੂ ਆਪਸ਼ਨ ਨੂੰ ਚੁਣੋ ਅਤੇ Mail Merge Wizard ਆਪਸ਼ਨ ਚੁਣੋ।

3. ਵਰਡ ਦੀ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ Mail Merge ਟਾਸਕ ਪੈਨ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ।

4. ਹੁਣ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖਿਆਂ ਵਿੱਚੋਂ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਦੀ ਕਿਸਮ ਚੁਣੋ:

· ਲੈਟਰ (ਚਿੱਠੀਆਂ)

· ਈ-ਮੇਲ ਸੰਦੇਸ਼

· ਇਨਵੇਲਪ

· ਲੇਬਲ ਅਤੇ

· ਡਾਇਰੈਕਟਰੀ

5. Select Document Type ਭਾਗ ਤੋਂ Letter ਚੁਣੋ।

6. Step 1/6 ਭਾਗ ਦੇ Next : Starting Document (Wizard Step) ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਖੁਲ੍ਹੇ ਹੋਏ ਮੌਜੂਦਾ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਨੂੰ ਮੁੱਖ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਵਜੋਂ ਵਰਤਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ Use the Current Document ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਹਾਂ, ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਟੈਂਪਲੇਟ ਨੂੰ ਮੁੱਖ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਵਜੋਂ ਵਰਤਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ Start From Template ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕੀਤੇ ਹੋਏ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਨੂੰ ਮੁੱਖ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ Start from Existing Document ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰ ਦਿਓ।

Use the Current Document ਆਪਸ਼ਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਕੇ ਮੌਜੂਦਾ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਵਜੋਂ ਵਰਤੋ। Step 2/6 ਭਾਗ ਤੋਂ Next : Select Recipient ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

(ii) ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ (Recipient) ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਉਣਾ

1. ਇਕ ਨਵੀਂ ਮੇਲਿੰਗ ਲਿਸਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਲਈ Select Recipient ਭਾਗ ਤੋਂ Type the New List ਨਾਮਕ ਰੇਡੀਓ (Radio) ਬਟਨ ਨੂੰ ਚੁਣੋ।

2. New Address List ਡਾਈਲਾਗ ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ। ਫੀਲਡ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਜਾਂ ਘਟਾਉਣ ਲਈ Customized ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

3. ਸਬੰਧਿਤ ਫੀਲਡਸ ਵਿੱਚ ਅੰਕੜੇ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ਅਤੇ New Entry ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

4. ਆਪਣੇ ਦੋਸਤਾਂ/ਸੰਬੰਧੀਆਂ ਨਾਲ ਸਬੰਧਿਤ ਕੁਝ ਰਿਕਾਰਡ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰੋ ਅਤੇ Close ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

5. ਤੁਹਾਡੇ ਸਾਹਮਣੇ Save Address List ਬਕਸਾ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ।

6. File Name ਟੈਕਸਟ ਬਕਸੇ ਵਿੱਚ ਨਾਮ ਭਰੋ ਅਤੇ Save ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

7. ਮੇਲ ਮਰਜ Recipient ਡਾਈਲਾਗ ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ।

ਇਸ ਵਿੱਚੋਂ ਤੁਸੀਂ ਦਾਖ਼ਲ ਕੀਤੇ ਸਾਰੇ ਰਿਕਾਰਡ ਲੱਭ ਸਕਦੇ ਹੋ।

8. ਰਿਕਾਰਡਰਾਂ ਦੇ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ ਬਣੇ ਚੈੱਕ ਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਹੀ ਠੀਕ ਦੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਪਾਏ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਜੋ ਸੰਕੇਤ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਰਿਕਾਰਡ ਸਿਲੈਕਟ ਕੀਤਾ ਹੋਇਆ ਹੈ।

9. ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਪਤੇ ਉੱਤੇ ਚਿੱਠੀ ਨਹੀਂ ਪਾਉਣੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਤਾਂ ਚੈੱਕ ਬਾਕਸ ਨੂੰ ਡੀ-ਸਿਲੈਕਟ ਕਰਨ ਲਈ ਉਸ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

Step 3/6 ਭਾਗ ਤੋਂ Next : Right your letter ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰ ਦਿਓ।

(iii) ਮਰਜ ਫੀਲਡ ਦਾਖ਼ਲ ਕਰਨਾ

1. Mail Merge ਟੂਲਬਾਰ ਦੇ Insert Merge Field ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰ ਦਿਓ। Insert Merge Field ਡਾਈਲਾਗ ਬਾਕਸ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ ਜੋ ਕਿ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀਆਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫੀਲਡਸ ਦੇ ਫੀਲਡ ਨਾਮ ਦਰਸਾਏਗਾ।

2. ਪਹਿਲਾਂ Field Name ਉੱਤੇ ਅਤੇ ਫਿਰ ਇਨਸਰਟ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਇਹ ਕਰਸਰ ਵਾਲੇ     ਸਥਾਨ ਉੱਤੇ ਦਾਖ਼ਲ ਹੋ ਜਾਵੇਗੀ।

ਨੋਟ: ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਵਿੱਚ ਹੋਰ ਫੀਲਡਸ ਵੀ ਭਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

3. ਹੁਣ Close ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਤੇ ਫੀਲਡ ਨਾਂਵਾਂ ਨੂੰ ਨਿਖੇੜਨ ਲਈ Enter Key ਦਬਾਉ।

(iv) ਮਰਜ ਕੀਤੇ ਹੋਏ ਅੰਕੜਿਆਂ ਨੂੰ ਦੇਖਣਾ

ਤੁਸੀਂ ਡਾਟਾ ਸੋਰਸ ਨੂੰ ਸਕਰੀਨ ਉੱਤੇ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਸ ਕੰਮ ਲਈ:

1. View Merge ਡਾਟਾ ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਇਹ ਬਟਨ Mail Merge ਟੂਲ ਬਾਰ ਉੱਤੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਨੋਟ: ਇਸ ਕੰਮ ਲਈ Step 4/6 ਭਾਗ ਦੇ Next : Preview Your Letters ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

2. ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲੇ ਨੰਬਰ ਵਾਲਾ ਰਿਕਾਰਡ ਨਜ਼ਰ ਆਵੇਗਾ। ਅਗਲਾ ਰਿਕਾਰਡ ਵੇਖਣ ਲਈ Next ਬਟਨ ਉੱਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਦੇ ਜਾਵੋ।